Bagian-Bagian Surat

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tulisan. Secara umum, surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Menurut sifatnya, surat bisa dikategorikan ke dalam empat macam:

1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat sosial
4. Surat niaga/bisnis

Meskipun kita sudah berada di era digital ketika komunikasi tulisan dan surat-surat resmi maupun pribadi dikirimkan melalui surel (surat elektronik), namun belajar tentang surat-menyurat konvensional akan selalu bermanfaat.

Bagian-Bagian Surat

Surat memiliki banyak bentuk. Pun, setiap bagian dalam surat memiliki fungsi tertentu. Meskipun penempatan bagian sangat tergantung kepada bentuk surat yang digunakan, tapi fungsi bagian-bagian itu tetap sama.

Kali ini saya memakai contoh bentuk surat semi block style. Berikut bagian-bagian surat sebagai bahan referensi Anda ketika menulis surat:

1. Kepala Surat

Kepala atau kop surat berisi informasi tentang instansi pengirim surat. Bisa diletakkan di atas atau di bawah surat. Selain sebagai sumber informasi, kop surat juga berfungsi sebagai “iklan berjalan” agar instansi yang bersangkutan mudah dihubungi. Itu sebabnya mengapa kop surat sebaiknya mencakup informasi berikut ini:

• Logo.
• Nama lembaga/organisasi/badan usaha.
• Alamat lengkap.
• Jenis badan usaha.
• Nomor telepon atau faks.
• E-mail.
• Situs web (jika ada).

2. Nomor Surat

Setiap surat resmi, terutama surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, sebaiknya diberi nomor surat. Fungsi nomor surat adalah sebagai berikut:

• Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat (arsip).
• Untuk memudahkan mengetahui perihal/isi surat.
• Untuk mengetahui jumlah surat keluar dalam periode tertentu.
• Untuk memudahkan penunjukkan waktu surat tersebut dikeluarkan.
• Untuk memudahkan mencari surat itu kembali jika sewatu-waktu diperlukan.
• Nomor surat bisa diklasifikasikan menurut kode tertentu yang berlaku di sebuah instansi. Tidak perlu memakai kode yang rumit karena tujuan penggunaan surat tersebut adalah untuk membuatnya mudah ditemukan kembali.

3. Tanggal Surat

Untuk surat resmi berkepala surat, penulisan tanggal surat tidak perlu didahului dengan nama kota atau domisili instansi karena keterangan tersebut sudah ada di kop surat. Penulisan tanggal surat hendaknya:

• Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar jika surat dalam bahasa Indonesia dan menggunakan kaidah penulisan tanggal bahasa Inggris jika surat tersebut ditulis dalam bahasa Inggris. Tidak mencampurkan keduanya.
• Ditulis lengkap, tidak disingkat.
• Di belakang tahun tidak disertai tanda titik (.).

Contoh cara penulisan tanggal surat:

Benar	Salah
Bandung, 1 Januari 2017	Bandung, 1 Jan 2017
Bandung, 27 November 2011	Bandung, 27-11-11

4. Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat: alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul atau amplop. Jika surat dikirimkan melalui pos atau jasa ekspedisi, alamat luar harus ditulis secara lengkap berupa nama penerima atau instansi, alamat lengkap, dan nomor telepon, sama seperti ketika kita mengirimkan paket. Alamat dalam adalah alamat yang ditulis di dalam surat, berisi informasi kepada siapa surat itu ditujukan.

Beberapa hal yang mesti diperhatikan dalam penulisan alamat dalam:

• Kata “kepada” tidak wajib dituliskan.
• Kata atau ungkapan “yang terhormat” (Yth.) hanya digunakan bila diperlukan. Misalnya, jika surat ditulis oleh bawahan kepada atasannya, organisasi kepada relasinya, atau jika surat itu ditujukan kepada seseorang yang dihormati.
• “Yth.” tidak digunakan apabila surat ditujukan kepada nama instansi, kecuali jika didahului oleh nama atau jabatan orang di dalam instansi tersebut.
• Kata “kepada” dan “Yth.” tidak digunakan secara bersamaan, pilih salah satunya.
• Alamat tidak diakhiri dengan tanda titik (.).

Contoh:

• Ditujukan kepada perorangan

  Kepada Sdr. Aksara Lazuardi Jl. Surya Sumantri No. 30 Bandung

• Ditujukan kepada nama jabatannya

  Yth. CEO Facebook Gedung Pencakar Langit lantai 12 Jalan Sudirman No. 130 Cianjur

• Ditujukan kepada instansi/organisasi

  Lembaga Bantuan Hukum Bandung Jalan Sidomulyo No. 26 Bandung

• Ditujukan kepada pejabat pemerintah

  Yth. Kepala Kantor Diklat PU Wilayah II Jabar Jalan Jawa No. 2 Bandung

• Alamat menggunakan u.p (untuk perhatian)

  Kepada Redaktur Sastra Tribun Jabar

  u.p. Hermawan Aksan

  Jl. Sekelimus Utara No. 2-4

  Soekarno Hatta

  Bandung

5. Perihal

Penulisan perihal hanya digunakan untuk surat-surat resmi dan surat pribadi resmi, sedangkan untuk surat pribadi, perihal tidak lazim digunakan. Surat pribadi resmi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat tagihan (invoice), dan lain-lain.

Perihal berfungsi untuk memberikan keterangan tentang isi surat secara keseluruhan. Sebaiknya sesuai dengan kode intern yang ada di nomor surat. Cara penulisan perihal berbeda untuk setiap bentuk surat, bisa diletakkan di bawah lampiran atau setelah alamat dalam.

Contoh:

Nomor : 177/SK/IV/2017

Lampiran : 1 lembar

Perihal : Surat keputusan

6. Salam Pembuka

Salam pembuka sifatnya tidak wajib. Pada surat-surat resmi instansi pemerintah, salam pembuka jarang digunakan.

• Salam pembuka diletakkan sebelum isi surat, ditulis rata kiri.
• Diikuti tanda koma (,).

Contoh salam pembuka

• Dengan hormat,
• Assalamualaikum Wr.Wb.,

7. Isi Surat

Apa pun jenis suratnya, resmi maupun pribadi, pada dasarnya isi surat terdiri dari 3 bagian: pembuka, isi surat sesungguhnya, dan penutup. Isi surat resmi hendaknya ditulis secara ringkas, jelas, dan tidak bertele-tele. Ini agar penerima surat menangkap maksud surat dengan tepat.

8. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat. Sebaiknya disesuaikan dengan salam pembuka. Misalnya, jika salam pembukanya “Dengan hormat” maka salam penutupnya “Hormat saya/hormat kami”.

9. Tanda Tangan

Tanda tangan dan cap instansi/organisasi.

10. Nama Penanda Tangan

Surat Surat-surat resmi instansi atau organisasi tentu saja tidak selalu ditulis langsung oleh penanda tangan surat, lebih banyak ditulis oleh sekretaris atau petugas administrasi.

Nama penanda tangan bisa ditulis lengkap dengan gelar akademis maupun tidak, tapi usahakan tidak lebih dari 3 kata. Jika misalnya nama penanda tangan terdiri dari 5 kata, maka 2 kata lainnya bisa disingkat.

11. Jabatan Penanda Tangan Surat/NIP

Untuk instansi atau organisasi swasta, nama jabatan diletakkan di bawah nama penanda tangan, sedangkan untuk instansi pemerintah, nama penanda tangan diikuti dengan NIP.

12. Tembusan (bila ada)

Tidak setiap surat resmi disertai dengan tembusan. Tembusan artinya surat yang sama juga disampaikan atau perlu diketahui oleh unit/orang yang berhubungan dengan isi surat tersebut. Misalnya, surat promosi seorang pegawai yang ditulis oleh bagian personalia, maka surat tersebut diberi tembusan kepada bagian keuangan untuk penyesuaian gaji.

Cara penulisan tembusan dibagi ke dalam dua cara:

a. Jika tembusan hanya terdiri dari satu pihak, maka ditulis sebaris dengan tembusan.

Contoh:

Tembusan: Manajer Keuangan

b. Jika tembusan dikirimkan kepada lebih dari satu pihak, maka ditulis di bawah tembusan dan disertai nomor.

Contoh:

1. Kabag. Kepegawaian
2. Kabag. Keuangan
3. Kabag. Tata Usaha

13. Inisial Pengonsep dan Pengetik

Inisial adalah singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Ini bertujuan agar mudah mengetahui pengonsep dan atau pengetik surat. Biasanya ditulis dengan huruf kapital.

Contoh: LA/WA

---

Dewasa ini, seiring perkembangan desain dan marketing kit, surat resmi tidak melulu dibuat dalam kertas HVS putih dengan kop surat sederhana. Surat-surat resmi, terutama instansi swasta, lebih “dandan”, tapi pada dasarnya bagian-bagian suratnya tetap seperti yang kita bahas.

Salam,

~eL